IRIS UHK – Vstupní checklist

Rozcestník

Kachlíky níže otevřou přímo formulář check-listu. Metodické pokyny si můžete rozkliknout u formuláře; v liště je také přehled vašich požadavků.

Vyplnění podání

Vyplňte základní údaje o zamýšlené aktivitě a partnerovi.

Chcete zobrazit metodické pokyny pro žadatele? (check-list institucí)

Jméno žadatele *

E-mail žadatele *

Součást / fakulta / útvar *

Typ spolupráce *

Fáze spolupráce *

Název partnera *

Země partnera / zapojené země * Při více zemích je oddělte čárkou, středníkem nebo lomítkem.

Web partnera

Popis záměru *

Rizikové indikátory

Externí financování Přístup do systémů UHK Sdílení dat / know-how Citlivé výstupy / citlivá oblast Přenos mimo EU Technická pomoc / školení Zapojení infrastruktury / doktorandů

Podání prověrky fyzické osoby

Žádost o zahájení / zařazení prověrky fyzické osoby v režimu IRIS. Vyplňte známé veřejné údaje o prověřované osobě a stručný popis věci. Odesláním souhlasíte, že údaje zpracovává Ústav v souladu s účelem prověrky.

Uvádějte zejména informace legálně dostupné z otevřených zdrojů (profily, publikace, identifikátory výzkumné aktivity). Citlivé údaje nad rámec běžně zveřejňovaných zde nevyplňujte.

Chcete zobrazit metodické pokyny pro žadatele? (check-list osob)

Žadatel

Jméno a příjmení žadatele *

E-mail žadatele *

Vazba na stávající případ (nepovinné)

Case ID

Referenční ID

Prověřovaná osoba

Jméno a příjmení (oficiální zápis) *

Alternativní zápisy / příjmení / transliterace

Rok nebo datum narození (pokud je veřejně známé)

Státní příslušnost (veřejně uváděná)

Země / region obvyklého působení

Instituce / zaměstnavatel v kontextu věci

Role vůči UHK / vůči spolupráci

Veřejné identifikátory a profily (OSINT)

Typicky dohledatelné: ORCID, Scopus Author ID, ResearcherID (WoS), Google Scholar, LinkedIn, oficiální profil na webu instituce.

ORCID

Scopus Author ID

Web of Science ResearcherID

URL profilu Google Scholar

URL veřejného profilu LinkedIn

URL institucionálních profilů (jeden na řádek)

Další veřejné URL (jedna na řádek)

Žádost

Důvod a rozsah požadované prověrky *

Důležitost / naléhavost

Odkud pocházejí uvedené identifikátory

Moje požadavky

Check-list institucí (případy v IRIS) a check-list osob. Rozpracované koncepty jsou uložené v tomto prohlížeči.

Check-list institucí a organizací

Typ	Case ID	Referenční ID	Vytvořeno	Název	Partner	Stav	Termín (lhůta)	Další postup	Vyjádření IRIS	Analýza	Akce

Check-list osob

Typ	ID požadavku	Prověřovaná osoba	Stav	Datum	Akce

Výsledek odeslání

Okamžitá zpětná vazba po odeslání checklistu.

Formulář ještě nebyl odeslán.

Workflow

Checklist → Case → Posouzení

Lhůtyu každého případu v tabulce; dle metodiky IRIS

Přehled případů

Základní dashboard a seznam případů napříč organizací.

Celkem0

Otevřené0

Blíží se termín0

Uzavřené0

Po termínu0

Další analýza: po termínu0

Další analýza: blíží se0

Case ID	Ref. ID	Termín	Vytvořeno	Název	Partner	Stav	Priorita	Riziko

Evidence prověrek osob (PAR)

Záznamy z listu Person_Analysis_Requests. Smazání řádku: účty admin / iris_manager.

ID	Kanál	Podavatel	Osoba	Stav	Datum	Akce

Check-list institucí a organizací

Orientační rámec pro prověřování partnerů, institucí a právnických osob v kontextu IRIS UHK. Doplňuje vstupní checklist; nenahrazuje právní posouzení.

Chcete zobrazit metodické pokyny pro správce IRIS? (check-list institucí)

1. Identifikace a právní subjektivita

Oficiální název včetně jazykových variant, sídlo, identifikátory (IČO / zahraniční ekvivalent tam, kde je veřejně dostupný).
Právní forma, statutární orgány, skuteční majitelé (UBO) dle dostupných veřejných registrů.
Web, doména, kontaktní kanály – konzistence s oficiálními materiály.

2. Otevřené zdroje a reputace (OSINT)

Veřejné profily, tiskové zprávy, odborné sítě; časová osa činnosti v oboru.
Negativní zmínky, řízení, sankce, exportní kontroly – dle metodiky a seznamů používaných v IRIS.
Geografie působení a vazby na rizikové jurisdikce nebo sektory.

3. Due diligence organizace

Proporcionalita vůči typu spolupráce (MoU, smlouva, grant, společný projekt).
Finanční transparentnost tam, kde je veřejně ověřitelná; střet zájmů a konkurenční vazby.
Dokumentace: zdroj, datum zjištění, odkaz nebo název registru, zodpovědná osoba.

4. Vazba na případ v IRIS

Záznamy z této prověrky promítněte do případu v aplikaci (Cases, analytická zpráva) a do rozhodnutí dle vnitřních postupů UHK.

Upozornění: Doplňte konkrétní registry a šablony dle aktuálních interních instrukcí.

Prověrky osob – základy OSINT a Due diligence

Interní metodický podklad pro administrátory IRIS. Doplňuje obecný rámec institucionální bezpečnosti; nenahrazuje právní posouzení ani interní směrnice Ústavu.

Chcete zobrazit metodické pokyny pro správce IRIS? (check-list osob)

1. Účel a rámec

Stránka shrnuje základní kroky při prověřování fyzických osob v kontextu mezinárodní spolupráce, náboru, hostování nebo rizikových partnerství. Slouží jako orientační checklist pro koordinaci s právním a HR oddělením.

Prověrka musí být proporcionální k riziku a účelu (typ spolupráce, přístup k datům, citlivost oboru).
Výsledky OSINT / DD jsou pracovní podklad; konečné rozhodnutí zůstává u příslušných orgánů Ústavu dle platných předpisů a směrnic.

2. OSINT – otevřené zdroje (základní postup)

OSINT (Open Source Intelligence) znamená práci pouze s legálně dostupnými veřejnými informacemi – bez obcházení ochrany účtů, bez „falešných identit“ a bez zásahu do soukromí nad rámec oprávněného účelu zpracování.

Identifikace subjektu: plné jméno, varianty zápisu, instituce, funkce, časové období působení, geografie.
Verifikace identity: konzistence údajů napříč nezávislými zdroji (institucionální profily, publikace, rejstříky, tiskové zprávy).
Digitální stopa: veřejné profily, odborná činnost, účast na projektech – s důrazem na věrohodnost zdroje a datum informace.
Reputace a kontroverze: záznamy v médiích, soudních databázích (tam, kde jsou veřejné), sankční a bezpečnostní seznamy používané v rámci metodiky IRIS / compliance.
Geopolitický a sektorový kontext: země původu, vazby na citlivé subjekty nebo sektory dle metodiky instituce.

3. Due diligence u osob (zkrácený rámec)

Due diligence zde chápeme jako strukturované ověření informací před závazkem (spolupráce, smlouva, návštěva, přístup k infrastruktuře).

Rozsah: stanovit podle matice rizik IRIS (nízké / střední / vysoké) – hloubka šetření musí odpovídat kategorii.
Minimální balíček: identita, afilace, odborná kredibilita, seznamy sankcí / PEP (dle interních postupů), konflikt zájmů, předchozí incidenty ve veřejně dostupných zdrojích.
Dokumentace zjištění: co bylo ověřeno, kdy, odkud (URL, název registru, datum stavu stránky), kdo provedl šetření.
Nejasnosti a mezery: explicitně uvést; eskalovat na vedoucího IRIS nebo právní oddělení – neinterpretovat mlčením jako souhlas.

4. Etika, ochrana údajů a bezpečnost

Zpracovávejte jen údaje nezbytné pro účel prověrky; dodržujte GDPR a vnitřní politiku Ústavu.
Neshromažďujte citlivé údaje z neoficiálních „úniků“ dat; nevyužívejte nelegální zdroje.
Pracujte na pracovních zařízeních a účtech Ústavu; výsledky ukládejte dle klasifikace a přístupových pravidel.

5. Vazba na případy IRIS

U konkrétních partnerů a projektů navazujte na evidenci případů (Cases) a analytické zprávy – prověrka osoby může být součástí širšího posouzení rizik spolupráce.

Upozornění: Tento text je metodickým úvodem. Konkrétní postupy, nástroje a šablony doplňte podle aktuálních interních instrukcí UHK a platné legislativy.

1. Purpose and scope

This page outlines basic steps for vetting individuals in the context of international cooperation, recruitment, hosting, or higher-risk partnerships. It supports coordination with legal and HR units.

Vetting must be proportionate to risk and purpose (type of cooperation, data access, field sensitivity).
OSINT / DD outputs are a working input; final decisions remain with the competent university bodies under applicable rules.

2. OSINT – open sources (core workflow)

OSINT means using only lawfully available public information – no bypassing account protections, no deceptive identities, and no intrusion beyond the legitimate purpose of processing.

Subject identification: full name, spelling variants, affiliation, role, time period, geography.
Identity verification: consistency across independent sources (institutional profiles, publications, registers, press).
Digital footprint: public profiles, professional activity, project involvement – note source credibility and information date.
Reputation and controversy: media, public court records where applicable, sanctions and security lists used in IRIS / compliance methodology.
Geopolitical and sector context: country links, exposure to sensitive sectors per institutional methodology.

3. Due diligence on individuals (short framework)

Due diligence here means structured verification before a commitment (cooperation, contract, visit, infrastructure access).

Scope: align with the IRIS risk matrix (low / medium / high) – depth must match the category.
Minimum package: identity, affiliation, professional credibility, sanctions / PEP checks (per internal procedure), conflicts of interest, prior issues in public sources.
Documentation: what was verified, when, from where (URL, register name, capture date), who performed the review.
Gaps: state them explicitly; escalate to IRIS lead or legal – silence is not approval.

4. Ethics, data protection, and security

Process only data necessary for the purpose; comply with GDPR and university policy.
Do not collect sensitive data from unofficial leaks; do not use illegal sources.
Use institutional devices and accounts; store results according to classification and access rules.

5. Link to IRIS cases

For specific partners and projects, tie findings to the case register (Cases) and analytical reports – person vetting may be part of a wider cooperation risk assessment.

Notice: This is an introductory methodology text. Add concrete procedures, tools, and templates per current UHK internal instructions and applicable law.

Podněty k analýze osob (správce)

Interní záznam pro koordinaci analýzy fyzické osoby (stejná evidence jako podání žadatele; rozlišení ve sloupci submission_channel). Žadatelé používají sekci „Podání prověrky fyzické osoby“ v přihlášené části.

Vyplňte pouze údaje legálně dostupné z otevřených zdrojů (metodika OSINT). Citlivé osobní údaje nad rámec veřejného profilu zde neuvádějte.

Vazba na případ (nepovinné)

Case ID

Referenční ID

Prověřovaná osoba

Jméno a příjmení (oficiální zápis) *

Alternativní zápisy / příjmení / transliterace

Rok nebo datum narození (pokud je veřejně známé)

Státní příslušnost (veřejně uváděná)

Země / region obvyklého působení

Instituce / zaměstnavatel v kontextu věci

Role vůči UHK (např. hostující výzkumník, řešitel, expert)

Veřejné identifikátory a profily (OSINT)

Typicky dohledatelné: ORCID, Scopus Author ID, ResearcherID (WoS), Google Scholar, LinkedIn, oficiální profil na webu instituce.

ORCID

Scopus Author ID

Web of Science ResearcherID

URL profilu Google Scholar

URL veřejného profilu LinkedIn

URL institucionálních profilů (jeden na řádek)

Další veřejné URL (jedna na řádek)

Podnět

Co má být ověřeno / kontext a cíl analýzy *

Důležitost / naléhavost

Odkud pocházejí identifikátory (publikace, smlouva, web UHK, …)

Úprava případu

Check-list

Údaje z podání (check-list)

Shrnutí podaného podnětu je v rámečku níže (jen ke čtení). Pod ním upravíte předběžné vyhodnocení a skóre pro evidenci případu.

Shrnutí podaného podnětu

Předběžné vyhodnocení (úprava pro evidenci)

Úprava pro evidenci (pole preliminary_result v listu Cases).

Správce IRIS

Úpravy správce a komunikace s žadatelem

Rychlé posuny stavu, termíny, vyjádření a doplnění rizika po interní prověrce.

Riziko po prověrce (správce)

Úroveň a oblasti rizika se po uložení promítnou do přehledu (sloupec Riziko = celková úroveň).

Úroveň rizika

Riziko podle oblastí (správce) – uloží se do sloupců v listu Cases.

Reputační riziko

Právní riziko

Finanční riziko

Bezpečnostní riziko

Etické riziko

Jiné riziko (IP / compliance / GDPR)

Stav případu

Termín / lhůta (další milník)

Procesní milníky (návrh dle metodiky)

Orientační termíny – upravte podle případu. Pole výše předvyplní nejbližší milník, pokud v evidenci chybí termín.

Další postup pro žadatele (co a kdy očekávat)

Vyjádření IRIS k případu

Odkaz na zprávu / analýzu (Drive, SharePoint…)

Nebo nahrát soubor (PDF; vyžaduje složku Drive ve skriptu)

Analýza / DD

Analytická zpráva a závěry

Strukturovaná zpráva dle metodiky IRIS a zápis závěru do evidence.

Analytická zpráva (struktura dle metodiky IRIS)

Vyplňte v návaznosti na typové zprávy IRIS UHK (prověrky / analytické zprávy). Sloupce v tabulce Cases lze doplnit podle potřeby.

Předmět prověrky / věc

Rozsah posouzení a metodika

Závěr k rizikovosti

Doporučení a podmínky

Obnova analýzy / follow-up

Plánovaný termín další analýzy

Závěr IRIS po prověrce

IRIS UHK – vstupní checklist

Rozcestník

Vyplnění podání

Podání prověrky fyzické osoby

Moje požadavky

Check-list institucí a organizací

Check-list osob

Rozcestník

Přehled případů

Evidence prověrek osob (PAR)

Check-list institucí a organizací

1. Identifikace a právní subjektivita

2. Otevřené zdroje a reputace (OSINT)

3. Due diligence organizace

4. Vazba na případ v IRIS

1. Identification and legal personality

2. Open sources and reputation (OSINT)

3. Organisational due diligence

4. Link to the IRIS case

Prověrky osob – základy OSINT a Due diligence

1. Účel a rámec

2. OSINT – otevřené zdroje (základní postup)

3. Due diligence u osob (zkrácený rámec)

4. Etika, ochrana údajů a bezpečnost

5. Vazba na případy IRIS

1. Purpose and scope

2. OSINT – open sources (core workflow)

3. Due diligence on individuals (short framework)

4. Ethics, data protection, and security

5. Link to IRIS cases

Podněty k analýze osob (správce)

Úprava případu

Údaje z podání (check-list)

Shrnutí podaného podnětu

Úpravy správce a komunikace s žadatelem

Analytická zpráva a závěry

Prompt